Privacybeleid medewerkers

AZ Jan Portaels als verwerkingsverantwoordelijke

Het Algemeen Ziekenhuis Jan Portaels, een vereniging zonder winstoogmerk naar Belgisch recht, met zetel te 1800 Vilvoorde, Gendarmeriestraat 65 en met ondernemingsnummer 0267.386.438 (hierna “AZ Jan Portaels”) verwerkt uw persoonsgegevens overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU 2016/679) en de toepasselijke regelgeving betreffende de bescherming en verwerking van persoonsgegevens.

In overeenstemming met de geldende regelgeving treedt AZ Jan Portaels op als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens en moeten wij kunnen aantonen dat wij aan alle vereisten voldoen. Een verwerking wordt gedefinieerd als een bewerking of geheel van bewerkingen zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, combineren van gegevens (al dan niet automatisch).

AZ Jan Portaels heeft tevens een functionaris voor de gegevensbescherming, die gecontacteerd kan worden via de kanalen vermeld in deze verklaring.

Onder medewerker wordt verstaan eenieder die bij AZ Jan Portaels werkzaam is als werknemer, vrijwilliger, uitzendkracht, stagiair, leerling-student en zelfstandige.

Welke persoonsgegevens verwerkt AZ Jan Portaels en waarom?

AZ Jan Portaels verzamelt en verwerkt persoonsgegevens van haar medewerkers in het kader van de arbeidsovereenkomst/samenwerkingsovereenkomst. Persoonsgegevens zijn gegevens die u kunnen identificeren. Het betreft in dit geval volgende gegevens:

persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, telefoon/GSM-nummer, email);
andere identificatiegegevens (identiteitskaartnummer, rijbewijsnummer, nummerplaat, merk en type voertuig);
rijksregisternummer;
financiële identificatiegegevens (bankrekeningnummer);
loon en eventuele andere vergoedingen;
gegevens betreffende de lichamelijke en psychische gezondheid, in de mate dat dit vereist is voor uw professionele activiteiten (functiebeperking, formulier gezondheidsbeoordeling, vaccinaties,…);
gegevens omtrent de abonnementen die door ons ten voordele van de medewerker worden betaald en beheerd (bijvoorbeeld NMBS en De Lijn);
loonbeslag en gerechtelijke gegevens, in de mate dat dit noodzakelijk is in het kader van de arbeidsovereenkomst/samenwerkingsovereenkomst;
activa van AZ Jan Portaels die ter beschikking worden gesteld van de medewerker (laptop, GSM en andere voorwerpen);
organisatie van het werk (statuut, uurrooster, datum indiensttreding, eventuele arbeidsonderbrekingen, anciënniteit);
bijzonderheden betreffende verzekering (arbeidsongevallen, omnium-dienstopdrachten, burgerlijke aansprakelijkheid, pensioen, …);
bijzonderheden betreffende gezinsleden en samenlevingsvorm (naam echtgeno(o)t(e) of partner en diens geboortedatum, beroep, en naam en adres werkgever, naam kinderen, aantal kinderen, personen ten laste);
fiscale gezinstoestand;
persoonlijke bijzonderheden (leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat en wijzigingen daaromtrent, nationaliteit);
beroepsbekwaamheid en professionele ervaring (gevolgde opleidingen, getuigschriften, diploma’s en certificaten, curriculum vitae, professionele voorgaanden);
evaluatie;
elektronische gegevens die samenhangen met het gebruik van de infrastructuur en de voorwerpen van AZ Jan Portaels (IP-adressen-, registratie badge/kaartlezer, gegevens omtrent gebruik van onze printers, leasewagens…);
afbeeldingen en bewakingsbeelden in overeenstemming met ons camerabeleid;
noodcontact (gegevens van de door u opgegeven personen die mogen worden gecontacteerd ingeval van nood);
uittreksel uit het strafregister afhankelijk van de functie;

De gegevens worden voor volgende doeleinden gebruikt:

(loon)administratie,
beheer en evaluatie van het personeel,
beheer van verzekeringen,
werkplanning,
beveiliging en controle op de werkplaats, en
het stimuleren van de sociale betrokkenheid in de organisatie.

Deze kunnen voor geen andere doeleinden gebruikt worden zonder voorafgaande kennisgeving aan de betrokkene.

Om rechtmatig te zijn, behoeft elke verwerkingsactiviteit een rechtsgrond. Voor onze verwerkingsdoeleinden worden de persoonsgegevens verwerkt:

ofwel om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen,
ofwel omdat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst/samenwerkingsovereenkomst,
ofwel op basis van toestemming,
ofwel omdat de verwerking in het gerechtvaardigd belang van AZ Jan Portaels is. Zo baseren wij ons op een gerechtvaardigd belang voor verwerking van persoonsgegevens die gebeuren bij acties die erop gericht zijn om de sociale betrokkenheid te bevorderen, zoals het nemen van foto’s tijdens evenementen georganiseerd door AZ Jan Portaels waarop medewerkers (of hun familieleden) geïdentificeerd kunnen worden. De voormelde foto’s kunnen gepubliceerd worden in interne publicaties van AZ Jan Portaels.

Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden niet aan andere personen doorgegeven, met uitzondering van de volgende personen:

enkel onze medewerkers die toegang effectief nodig hebben voor de uitoefening van hun taken, krijgen toegang tot uw gegevens. Deze personen handelen onder ons toezicht en onze verantwoordelijkheid;
uw collega’s kunnen uw contactgegevens (naam, e-mailadres) opzoeken;
daarnaast doen wij een ook een beroep op gespecialiseerde externe leveranciers die voor ons bepaalde verwerkingen uitvoeren, zoals verzekeringsmaatschappijen, loonadministraties, IT-diensten,.... Aangezien deze derden in het kader van de door ons gevraagde diensten toegang nodig hebben tot persoonsgegevens, hebben wij technische, organisatorische en contractuele maatregelen genomen om te waarborgen dat uw persoonsgegevens alleen worden verwerkt en gebruikt voor de doeleinden vermeld onder punt 2 van deze verklaring;
ook kunnen gegevens zichtbaar zijn voor andere partijen in kader van boekhouding, financiële controles en kwaliteitsaudits;
enkel indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, zullen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan politie- en onderzoeksdiensten, m.i.v. sociale inspecties, en het gerecht.

Waar worden de gegevens verwerkt bewaard, en hoe lang?

Alle persoonsgegevens waarover wij beschikken worden beschermd volgens de nodige organisatorische en technische maatregelen, en blijven binnen de Europese Unie.

Wij bewaren de gegevens niet langer dan nodig om de verwerkingsdoeleinden vermeld in punt 2 van deze verklaring te bereiken.

De gegevens van de medewerkers worden verwerkt tijdens de uitvoering van de arbeidsovereenkomst/samenwerkingsovereenkomst en tot vijf jaar na de beëindiging daarvan.

In dit verband is AZ Jan Portaels wettelijk verplicht om sociale documenten gedurende 5 jaar te bewaren. Het begin van deze periode hangt af van het soort document.

Wat zijn uw rechten als medewerker?

Elke medewerker heeft de volgende rechten:

elke medewerker heeft het recht op inzage van zijn persoonsgegevens en op een kosteloze kopie ervan;
elke medewerker kan zijn persoonsgegevens (laten) verbeteren indien ze onjuist of onvolledig zijn;
elke medewerker heeft het recht de gegevens te laten wissen, de verwerking ervan te laten beperken en bezwaar te maken tegen de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens wanneer deze gebaseerd is op gerechtvaardigd belang. Aan de uitoefening van de rechten kunnen voorwaarden verbonden zijn en wettelijke bepalingen dienen hierbij steeds gerespecteerd te worden;
elke medewerker heeft het recht om een overzicht van zijn persoonsgegevens die hij aan AZ Jan Portaels heeft verstrekt in een kosteloos elektronisch formaat per e-mail te ontvangen of te laten doorsturen naar een andere partij;
elke medewerker heeft het recht om de verwerking van het gedeelte persoonsgegevens waarvoor expliciete toestemming werd gegeven ten allen tijde in te trekken.

Om voormelde rechten uit te oefenen kan u een schriftelijke aanvraag richten aan ons op volgende wijze:

Per e-mail: dpo [at] azjanportaels.be
Schriftelijk naar volgend postadres: Gendarmeriestraat 65, 1800 Vilvoorde, ter attentie van de functionaris voor gegevensbescherming.

Bij de uitoefening van uw recht verzoeken wij u om duidelijk aan te geven op welk recht u zich wenst te beroepen en tegen welke verwerking(en) u zich eventueel verzet of welke toestemming u wenst in te trekken.

Dit verzoek is kosteloos, behalve wanneer de verwerkingsverantwoordelijke het verzoek als kennelijk ongegrond of buitensporig beschouwt (zoals o.m. het geval is bij een herhaaldelijk verzoek).

Hoe kan de medewerker vragen of klachten indienen?

Indien u als medewerker een vraag of klacht heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons, over de uitoefening van uw rechten of over deze privacyverklaring, dan kan contact worden opgenomen met AZ Jan Portaels via de volgende kanalen:

Per e-mail: dpo [at] azjanportaels.be
Schriftelijk naar volgend postadres: Gendarmeriestraat 65, 1800 Vilvoorde, ter attentie van de functionaris voor gegevensbescherming.

Indien u niet tevreden bent met het antwoord van AZ Jan Portaels, indien u opmerkingen heeft omtrent de uitoefening van uw rechten, of indien u meent dat de verwerking van de persoonsgegevens niet in regel zou zijn met de wetgeving, dan kan hierover klacht worden ingediend bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel – 02/274.48.00 – contact [at] apd-gba.be (contact[at]apd-gba[dot]be)). Alle informatie kan hieromtrent gevonden worden op https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Aanpassing van deze verklaring

AZ Jan Portaels houdt zich het recht voor om in overleg met de Werknemersafgevaardigden om de privacy verklaring te wijzigen, alsook om deze op ieder ogenblik te actualiseren.

Als er belangrijke wijzigingen worden aangebracht in deze verklaring, wordt de datum van bijwerking van de verklaring aangepast en zullen de medewerkers hiervan op de hoogte gebracht worden en een kopie van de bijgewerkte verklaring ontvangen